Cómo ayudar en la planeación del tiempo del vendedor para obtener mejores resultados

Con frecuencia podemos ver como muchos vendedores son buenos trabajando ¨mucho¨, sin embargo, pocos lo son con la planeación de su trabajo y la optimización de su tiempo, esto es gracias a que no cuentan con una metodología de trabajo que les ayude a ser más efectivos. Como esto es una situación a la que debemos poner foco, hoy quisimos plantear opciones sobre cómo ayudar en la planeación del tiempo del vendedor para obtener mejores resultados.

Optimizar el tiempo del equipo comercial

Como bien sabemos, el equipo de ventas tiene muchas funciones, algunas relacionadas con las actividades de ventas y otras más administrativas, siendo muchas de estas importantes y productivas.
Ahora bien, también es cierto que algunas de estas funciones no agregan tanto valor a la operación comercial. Por tanto, es fundamental establecer prioridades y destinar el tiempo a acciones que realmente tenga un impacto directo sobre el resultado, a fin de cuentas es el objetivo principal.
De allí, que la responsabilidad del gerente de ventas de ayudar en la optimización y planeación del tiempo del vendedor o equipo comercial, para que sea más efectivo en su gestión, sea la mejor solución si se quiere obtener un verdadero impacto en los resultados.

Herramientas que ayudan con la planeación del tiempo del vendedor

Aquí es donde entra en juego el método, las estrategias y el desarrollo de habilidades para un manejo adecuado del tiempo. A continuación, presentamos algunas herramientas útiles para este fin:

Clasificación o segmentación de clientes

Si los vendedores saben con claridad cómo se clasifican los clientes de la organización según algunos criterios definidos por la gerencia, podrán priorizar la atención de los mismos según lo que se quiera lograr. Algunos criterios pueden ser: nivel histórico de facturación, potencial de ventas, sectores de la economía, zonas geográficas, entre otros.
El tener toda la información bien estructurada en función a la cantidad de clientes que tiene la empresa, la asignación a cada vendedor y los tiempos estimados de visita, le ayudará al vendedor a calcular el tiempo necesario para realizar una adecuada gestión de sus clientes.

Itinerario del vendedor

Como parte de las herramientas que ayudan en la planeación del tiempo del vendedor encontramos el itinerario de sus actividades, ya que permite definir los planes de trabajo. En tal sentido, un plan contiene todo lo relacionado a las visitas que se deben hacer, o el número de llamadas a realizar en un tiempo específico, etc.
Y para que realmente se pueda ejecutar, hay que tomar en cuenta las entradas o salidas de clientes, las demás actividades de la empresa y todo aquello que pueda afectar su realización.
El plan de trabajo permite que el vendedor tenga bien claro cuáles son sus próximas actividades y los objetivos a cumplir con cada una de estas.

Herramientas adicionales para la gestión y control de tiempo del vendedor

Existen software especializados que ayudan con la administración de los planes y la correcta gestión del tiempo del equipo de ventas. Estas herramientas permiten vaciar y consultar información como: actividades diarias del vendedor, potenciales clientes visitados o por visitar, clientes actuales visitados o por visitar, fecha de la última visita realizada al cliente, productos vendidos, entre otros.

Ventajas para la Gerencia de Ventas al ayudar en la gestión y planeación del tiempo del vendedor

Cuando los encargados del equipo de ventas se comprometen verdaderamente a ofrecer las herramientas antes mencionadas y demás conocimientos relacionados con la gestión adecuada del tiempo de su equipo, se generan grandes ventajas:
Cuando se coordina el tiempo de los vendedores, como el desplazamiento hacia las citas con los clientes, los tiempos de las llamadas telefónicas o la duración de las citas con las diversas plataformas de comunicación, se obtiene una reducción en los costos operativos y una mayor eficiencia en los tiempos de respuesta.

Planeación del tiempo del vendedorAsimismo, con una buena planeación del tiempo del vendedor y un constante monitoreo del plan de trabajo, se pueden ajustar adecuadamente las estrategias y las actividades relacionadas con la productividad de la compañía.

Por otro lado, la adecuada gestión del tiempo garantiza que las visitas planeadas se lleven a cabo según la clasificación realizada y la frecuencia asignada. También permite dar la atención necesaria a cada cliente.

Como hemos podido ver, los gerentes de ventas juegan un papel fundamental en la planeación del tiempo del vendedor. Su trabajo se enfoca entonces en proporcionar las herramientas y toda la información necesaria para que su equipo, además de ejecutar muy bien sus funciones, también sepa cómo distribuirlas adecuadamente y puedan aprovechar el tiempo correctamente para impactar positivamente en los resultados.

Conoce más acerca de las funciones de un Gerente Estratégico de Ventas en “Qué hace y qué debería hacer un Gerente de Ventas”

Estrategia en Ventas

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Gabriel Soto · Sandra Lorena Restrepo

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