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Cómo apoyar al vendedor en la administración de su tiempo para impactar los resultados

Son múltiples las funciones que nuestro equipo de ventas debe realizar, algunas de estas actividades están directamente relacionadas con las ventas y otras son más de carácter administrativo, todas ellas en su mayoría importantes para los resultados. También es cierto que, si nos ponemos a la tarea de analizar estas funciones, podemos encontrar algunas actividades que en definitiva no agregan valor a la operación comercial, este tiempo podría ser destinado a lo que realmente necesitamos que hagan: vender.

Por otra parte, es común encontrar vendedores muy buenos ejecutando, pero no tanto planeando su trabajo, esto sucede porque pocas veces cuentan con un método estructurado de trabajo que les permita ser más efectivos. De hecho, es común que inicien su mañana sin un plan de visitas estructurado o un plan de llamadas definido, no siempre tienen claro que temas abordar con sus clientes, que información llevar, cada cuanto visitarlos, que tiempo destinar para cada uno de ellos, hasta podemos escucharlos en nuestros encuentros matutinos decir, “es que no me alcanza el tiempo para todo lo que tengo que hacer o para visitar todos los clientes”, lo que hace que la gestión comercial de nuestro equipo de ventas no sea la más efectiva aunque tenga el potencial.

Ayudar a optimizar el tiempo del equipo comercial para ser más efectivo en su planeación y en la gestión de sus clientes, es responsabilidad del Gerente de Ventas, no es suficiente enfocarnos en los resultados pues estos se dan como consecuencia de una buena gestión del proceso, parte de este proceso es la planeación del tiempo del vendedor.

El manejo adecuado del tiempo, requiere de habilidad, estrategia y método. Para esto, podemos apoyarnos en información y algunas herramientas tecnológicas que faciliten dicho proceso.

Veamos a continuación, qué información y herramientas podemos usar:

  1. Base de datos actualizada: Donde adicional a los campos de contacto: nombre, cargo, mail, numero, y otros, se debe clasificar los clientes de acuerdo a la frecuencia de visitas esperadas y el tiempo que cada una de estas requiere.

El determinar cuantos clientes tiene la empresa, cuantos de ellos están asignados a cada vendedor y los tiempos estimados de visita, nos permite calcular el tiempo requerido para una adecuada gestión del 100% de los clientes actuales y prospectos.

  1. Rutero o itinerario del vendedor: Con el cuál buscamos definir las rutas de trabajo del equipo de ventas, para lograr el máximo aprovechamiento del tiempo.

Una ruta, es el conjunto de visitas presenciales o virtuales, o el numero de llamadas que el vendedor debe realizar en un tiempo determinado, lo ideal es revisarlas debido a novedades como la entrada y salida de clientes, actividades del mes en la compañía y en general cualquier actividad que impacte el itinerario del vendedor.

El rutero nos permitirá tener objetivos claros y acciones específicas para el vendedor, lo que facilitará a cada comercial la ejecución del plan de trabajo, al Gerentes de Ventas la gestión del tiempo del equipo comercial, y a la empresa la consecusión de los resultados deseados.

  1. Herramientas para la gestión y control del tiempo del vendedor: CRM y software especializado para la administración de las rutas y de la información crítica para la gestión del tiempo del equipo comercial. Estas plataformas permiten alimentar y consultar información para la adecuada gestión en tiempo real, por ejemplo:
  • Actividades diarias del vendedor
  • Clientes actuales visitados
  • Clientes prospectos visitados
  • Otras actividades realizadas con clientes: productos vendidos, fecha de la última visita, razones de compra o no compra, entre otros.

Vale la pena resaltar a continuación las ventajas que para la Gerencia de Ventas trae apoyar a su equipo en la gestión adecuada de su tiempo:

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  • Coordinar eficientemente el tiempo de los vendedores: para administrar adecuadamente los desplazamientos y viajes en el caso de las visitas presenciales, de los tiempos de las llamadas para el caso de la venta telefónica o de las citas virtuales a través de las diferentes plataformas disponibles, todo esto buscando una mayor eficiencia en costos y tiempos de respuesta.
  • Planear y estar constantemente monitoreando el ajuste y cumplimiento del plan trazado: para poder ajustar oportunamente las actividades y estrategias.
  • Garantizar que las visitas asignadas a cada cliente se ejecuten según la frecuencia y clasificación previamente definida.
  • Lograr que se de la atención requerida a cada cliente según la tipología definida e interés de la compañía.
  • Hacer el seguimiento adecuado al equipo de ventas en tiempo real.
  • Seleccionar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.

Como Gerentes de Ventas, nos queda el reto de profundizar en cómo administrar y gestionar adecuadamente el tiempo de nuestro equipo de ventas a través de una base de datos actualizada, un rutero actualizado y el uso de herramientas de apoyo para hacerlo de forma más efectiva.

Conoce más acerca de las funciones de un Gerente Estratégico de Ventas en “Qué hace y qué debería hacer un Gerente de Ventas”

Escrito por:

Claudia Ruiz Henao

Consultora Senior · Formadora en Ventas · Conferencista Internacional

Estrategia en Ventas

 

Conoce más sobre nuestro equipo:

Gabriel Soto · Sandra Lorena Restrepo · Claudia Ruiz Henao

Curso recomendado:

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