reportes de ventas

Registros y reportes de ventas

Con frecuencia, cuando los vendedores están preparando una visita de ventas, se preguntan “¿en qué quedé con este cliente la última vez que lo visité? ¿Cuáles fueron los compromisos adquiridos?”. Sin embargo, no lo recuerdan. O en ocasiones ocurre que, cuando el vendedor llega donde el cliente, este le pregunta por algo que le había prometido en su visita anterior, algún documento, certificado, información adicional, muestra, demostración, etc., y aquel debe decirle al cliente que se le olvidó.

Igualmente, ocurre que un vendedor nuevo llega a la compañía y pregunta “¿cuál es el estado actual de los clientes para continuar atendiéndolos como el vendedor anterior?” Y la respuesta que recibe, si no existen reportes, es “habría que preguntarle al vendedor anterior, pero él ya no está en la compañía”. Para evitar situaciones como las mencionadas, inmediatamente después de la visita al cliente, se deben elaborar los registros y reportes de ventas.

En los registros de ventas se documenta la vista de ventas, esto es, se consigna toda la información referente a lo que tuvo lugar en la reunión con el cliente: las órdenes de compra —si es el caso—, los compromisos que se acordaron, los objetivos que se consiguieron en la reunión, el resumen de acuerdos y cobros.

También se actualiza la información del comprador si esta ha presentado cambios (nuevo cargo, nuevo e-mail, nuevo número telefónico, nueva dirección, etc.).

Los reportes de ventas consisten en archivar y compartir con quien sea necesario dentro de la compañía los registros de las visitas de ventas, de tal manera que estos queden a disposición de las demás personas de la organización que necesiten la información de lo acordado y de lo que ha sucedido en la relación con determinado cliente. El reporte es la memoria de la compañía.

Es importante que los registros y reportes de ventas se elaboren lo más rápido posible. Lo mejor es que esta actividad se realice mientras se está llevando a cabo la visita o al salir de ella, para que no se olvide lo que sucedió en ella. Si pasa mucho tiempo, la recordación de los temas que deben quedar consignados es menor. Los registros deben ser resumidos y puntuales, porque así se convierten en un instrumento funcional y práctico, útil para el desarrollo de las labores del vendedor, un instrumento que realmente sirva para administrar la relación con el cliente, y no una actividad que le reste agilidad a las demás tareas del día a día de las ventas.

Cuando los registros de ventas se hacen en hojas sueltas o en libretas de apuntes no es fácil consultarlos o se pierden, y lo más importante, no están disponibles para que los interesados de la organización tengan acceso a ellos en cualquier momento que los necesiten. Para evitar esto, en la actualidad, muchas compañías trabajan los registros y reportes con la ayuda de aplicaciones conocidas comúnmente como CRM (Customer Relationship Management), que permiten centralizar en una base de datos las relaciones de la empresa con los clientes: llevan estadísticas, ayudan a determinar la probabilidad de la venta, guardan el historial del cliente, contribuyen a prestar servicios postventa, etc.

Beneficios de los registros y reportes de ventas 

  • Son la memoria de la compañía y del vendedor. 
  • Permiten llegar con más seguridad a la visita al cliente. 
  • Ayudan a brindar una mejor atención al cliente. 
  • Contribuyen a desarrollar con mayor precisión la relación con el cliente. 
  • Evitan retrocesos molestos en las relaciones con los compradores cuando hay un cambio de vendedor. 
  • Posibilitan que la compañía tenga siempre disponible la información sobre sus clientes y sus negociaciones, independientemente de si el vendedor está o no. 
  • Llevar los registros de lo que sucedió durante la visita de ventas y mantenerlos a disposición de la compañía, aprender a hacerlos de forma ágil y práctica, convertir en un hábito realizar esta actividad inmediatamente después de la reunión con el comprador, son la clave para mantener en la memoria de la compañía y del vendedor la relación con los clientes y, así, atenderlos mejor.

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