Conoce cómo se realiza una convención de ventas y todo su protocolo. Aprende hoy todo lo que debes tomar en cuenta al momento de planearla, y lo mejor de todo, sin gastar mucho dinero y cumpliendo con el cometido de generar el impacto que quieres. ¡Acompáñanos!
¿Qué es una convención de ventas?
Una convención de ventas es un evento empresarial que se lleva a cabo cada cierto tiempo (por lo general, cada año), en donde se reúnen directivos, representantes y colaboradores de ventas para presentar los resultados obtenidos.
Asimismo, este espacio se presta para transmitir los objetivos y estrategias de la empresa. Además, permite actualizar al equipo con información y herramientas que necesitan para ser más productivos.
Qué se necesita para montar una convención de ventas
El responsable o encargado de crear y desarrollar una convención de ventas tiene mucho trabajo por delante. Se necesita mucha preparación y logística; sin embargo, no te preocupes, ya que hoy traemos, a modo de receta, 5 pasos para organizar una convención de venta exitosa. ¡Presta atención a los detalles!
Paso 1: Definir el formato de la convención
Esto hace referencia a determinar si la convención será presencial, virtual o bajo ambas modalidades. Ahora, la elección de una u otra dependerá de la ubicación de los participantes.
De allí que, si todos los involucrados se encuentran cerca, lo mejor es hacer una convención de ventas presencial para ofrecer la oportunidad de que todos interactúen y se conozcan. Por el contrario, si los participantes se encuentran dispersos en varios espacios geográficos, el modelo virtual es conveniente si se quiere ahorrar en viáticos.
Por otro lado, también hay que considerar qué formato podrían disfrutar más los invitados, ya que cada uno tiene su encanto y nivel de impacto.
En tal sentido, te recomendamos realizar al menos una convención de ventas anual de forma presencial.
Paso 2: Elegir la fecha y el lugar
Este paso es el que permite empezar a darle forma a la convención. Se debe elegir la fecha y el lugar, considerando los siguientes aspectos:
Con relación a la fecha, lo más recomendable es ejecutarla a final o inicio de año, principalmente, porque durante esas temporadas se puede discutir mejor los resultados del año o las nuevas metas y presupuestos para el nuevo periodo.
Escoger la fecha con tiempo ayuda a que la preparación se haga adecuadamente, además permite a los invitados reservar el día.
Ahora bien, al elegir el lugar, si es presencial, se recomienda hacer la convención en un espacio diferente a la compañía para evitar algún tipo de distracción, pero que además sea cómodo y agradable. Es indispensable contar con un salón que cumpla con todos los requisitos de lo que esperas que transmita el encuentro.
En el caso de que la convención de ventas sea virtual, es fundamental asegurarse de elegir una plataforma amigable que permita una interacción fluida entre los ponentes y los participantes.
Paso 3: Determinar la duración de la convención de ventas
Además de definir la fecha y el lugar, es sumamente importante definir la duración y los horarios de la convención. En tal sentido, lo idóneo es programar jornadas de trabajo con pausas (descansos u otras actividades de relajación), que no sean muy extensas y que contengan la información necesaria. Al hacerlo de este modo, se garantiza el interés y la atención de los participantes.
Se debe procurar que cada ponencia o intervención no sobrepase las 2 horas y que cada una contenga una actividad o un espacio para romper un poco la formalidad del momento.
Por otro lado, las convenciones de ventas tienen un tiempo de duración que oscila entre seis horas en un día hasta abarcar varios días. Todo dependerá de la cantidad de información que se desee entregar al equipo.
Te dejo el link a nuestro pódcast de ventas, puedes usarlo como recurso de apoyo para tu convención.
Paso 4: Planear el orden del día
Dentro de toda planificación de una convención de ventas, entran en juego los ponentes, los temas a tratar y las actividades. Pero sólo tener presente estos aspectos no es suficiente, los detalles trabajados en cada uno será lo que haga que la convención sea un éxito.
Al ordenar los temas se debe tratar de intercalar los temas de la empresa con otros temas de actualización. Aunque el eje principal debe ir en torno a un tema central, en donde los demás temas estén relacionados de algún modo entre sí.
Para saber con exactitud qué tocar o incluir, es necesario evaluar las habilidades del equipo y sus conocimientos, para saber que necesitan mejorar o reforzar. Incorporar temas novedosos hará que los participantes se muestren atentos y entusiasmados.
Ahora, incluyendo el plus de economía de este post y lograr una convención de ventas para tu empresa sin gastar mucho dinero, es excelente idea apoyarse en algunos proveedores, tanto para impartir una charla como para ser patrocinador. Gran parte de ellos cuentan con personal experto en temas que podrían sumarle nuevos conocimientos al equipo.
También un excelente apoyo puede ser el recurso interno, a través de algún experto en temas claves que pueda inspirar y ayudar a consolidar conocimientos o habilidades.
Asimismo, siempre es conveniente incluir recursos de apoyo que hagan más dinámica la información impartida. Se pueden armar presentaciones con videos, incluir algún episodio de un podcast, entre otros.
Paso 5: Comunica los detalles de la convención de ventas
Para este paso es necesario hacer uso de herramientas como las redes sociales, el correo electrónico u otros medios para informar a los invitados sobre la convención.
Cuando se hace dicha convocatoria se deben incluir los detalles del evento, como la fecha, hora, lugar y objetivo de la convención.
Cómo conseguir una convención de ventas exitosa e inolvidable
Sabiendo ya los pasos a seguir para realizar una convención de ventas, lo próximo es elevar el evento al máximo, es decir, conseguir una convención realmente exitosa e inolvidable. Por ello, a continuación, te dejamos algunos consejos para lograr este cometido:
Denomina de forma original y atractiva la convención
Crea una imagen para este encuentro. Dale un nombre y desarrolla un slogan que haga referencia a lo que tratará la convención.
Enfócate también en lo estético y lo visual. Personaliza los escenarios y espacios con una imagen que identifique al evento. Incluye la imagen en las presentaciones, pendones, recuerdos, etc.
Refuerza todo el conocimiento impartido con material didáctico
Como bien sabemos, el conocimiento es intangible; sin embargo, si se quiere dejar una huella en los participantes, es recomendable hacer entrega de memorias de las presentaciones, un cuaderno o agenda personalizada para tomar nota, talleres, etc.
Organiza un acto de cierre
Para cerrar una convención de ventas con broche de oro incluye una presentación adicional, un show o cualquier actividad que consolide ese reconocimiento y acercamiento sin un aire tan formal.
Busca la manera de que ese día sea recordado por mucho tiempo y que todos esperen la próxima convención con ansias.
Como hemos podido ver, una convención de ventas puede llegar a incluir muchos detalles; sin embargo, con planeación, organización y saber cuáles son los objetivos clave, el resultado exitoso está asegurado.
No esperes más y dale forma a esa convención empresarial para tu empresa. ¡Ya tienes todas las herramientas! ¡Manos a la obra!
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Escrito por:
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