El chequeo de tiempo y personas; después de saludar al cliente, los vendedores inician regularmente la visita de ventas con la presentación de los productos o planes, dando lugar a que ocurran múltiples interrupciones por no haberse pactado las condiciones de la reunión desde el comienzo.
Por esta razón, en este paso del procedimiento recomendamos hacer una verificación de las condiciones de la visita de ventas. Ellas son: el tiempo de duración de la reunión, los participantes y los equipos requeridos. Con esto se pretende:
El tiempo de duración de la visita: Chequeo de tiempo
Con frecuencia ocurre que se prepara la visita para un tiempo determinado, se pide la cita y se inicia puntualmente la reunión, pero en medio de ella el comprador anuncia que debe retirarse por algún motivo y le pide al vendedor que le deje la información para luego estudiarla y someterla a consideración de los interesados.
Cuando esto sucede, la productividad de la visita disminuye: no hay posibilidad de argumentar, de presentar los beneficios de la propuesta, de manejar las objeciones, de negociar y de llegar a acuerdos y, mucho menos, de cerrar la negociación.
También puede ocurrir que el vendedor solo dispone de un tiempo determinado porque tiene otras citas, pero el cliente quiere extenderse, tener más información, continuar la conversación y, entonces, el tiempo de la visita se prolonga más de lo previsto, poniendo al vendedor en la incómoda situación de decidir entre dar por terminada la reunión sin responder o escuchar todas las inquietudes del comprador o incumplir la cita siguiente.
Para evitar que esto suceda, al planear la visita, el vendedor debe verificar o hacer un chequeo de tiempo que toma su presentación y, cuando saluda al cliente, debe pactar el tiempo disponible para la reunión. Esto debe hacerse inclusive cuando la visita se ha citado y agendado por calendarios digitales con fecha, hora y duración. Puede ocurrir que el cliente disponga de muy poco tiempo para la presentación que el vendedor ha planeado, entonces, será necesario convenir una nueva reunión o reorganizar la presentación.
No se trata de establecer una limitación de tiempo, sino de pactar una duración de la visita. Una manera de hacerlo es dejando a consideración del cliente la propuesta del tiempo.
Ejemplos:
La asistencia de las personas que toman la decisión
Suele suceder que al comenzar la visita de ventas no están presentes todas las personas interesadas en el tema que se va a tratar o que deciden sobre él. También ocurre que en algún momento de la visita otros participantes entran a formar parte de la reunión de manera sorpresiva. Estas situaciones entorpecen la presentación de productos y planes y disminuyen la productividad de la reunión.
Por esta razón, al comenzar la visita debe verificarse esta otra condición: la asistencia de las personas que deben participar en la reunión y que tienen poder de decisión (o que influyen en ella) sobre el asunto que se tratará.
Se debe tener cuidado de no desautorizar al cliente dándole a entender que él no toma la decisión o que debe haber otros participantes, sino que, por el contrario, se aprovecha su autoridad e influencia para que invite a quien él considere importante para el desarrollo de la reunión.
Ejemplos:
Chequeo de tiempo y personas: Los equipos requeridos
Al iniciar la presentación, es común que los equipos necesarios no estén disponibles o debidamente conectados y esto origina demoras, interrupciones y la pérdida de atención por parte de los participantes en la reunión. Por ello, si la presentación que el vendedor hará requiere equipos especiales, este es el momento adecuado para verificar que se cuente con los equipos que se utilizarán durante la visita.
Finalmente, verificar las tres condiciones esenciales de una reunión antes de iniciar: tiempo, personas y equipos, permite al vendedor conservar el control del proceso de venta y denota gran profesionalismo en el proceso, posicionándose ante el cliente de una forma diferente.