Si bien es cierto que la automatización de ventas no es la solución a todos los problemas comerciales, sí que puede ayudar a optimizar y agilizar procesos y a ahorrar tiempo valioso. En esta oportunidad hablaremos sobre de qué va esta automatización y cuales son las herramientas que permiten potenciar el rendimiento del departamento de ventas. ¡Acompañanos!
¿Qué es la automatización de ventas?
La automatización de ventas es una estrategia que acogen aquellas empresas que desean optimizar o mejorar el proceso de ventas a través del uso de ciertas herramientas tecnológicas.
Dichas herramientas permiten mejorar o eliminar aquellas tareas que se hacen manualmente. Es así como, al reducir el tiempo en estas tareas, se puede mejorar la eficacia del proceso y centrarse en otros asuntos importantes.
Un buen ejemplo puede ser cuando los vendedores automatizan la redacción y envío de mensajes a los clientes. Así, no tienen que estar redactando un correo electrónico desde cero ni enviar el mismo mensaje genérico a los clientes potenciales.
Ahora bien, esta proporciona muchas otras ventajas que permiten aumentar los ingresos y mejorar los esfuerzos puestos en el proceso de venta; siendo el beneficio más significativo el poder hacer más en menos tiempo, a la vez que se logra un proceso más eficiente y simplificado.
En concreto, la automatización de ventas es el proceso de utilizar software para automatizar los procesos de ventas, que incluye la generación de clientes potenciales, la previsión de ventas y el marketing por correo electrónico.
Además, ayuda a unificar el equipo de ventas y garantiza datos más coherentes y precisos, ya que se reducen significativamente los errores humanos.
¿Para qué sirve la automatización de ventas?
Como bien se dijo en el apartado anterior, la efectividad y eficacia del proceso de ventas son los grandes beneficios que proporciona la automatización de ventas. Sin embargo, más allá de eso, también sirve para aumentar la productividad de los representantes de ventas, estandarizar procesos, disminuir la pérdida de prospectos, elevar la satisfacción del cliente, permitir el acceso a datos y reducir los costos. Veamos todo esto a detalle:
Aumentar la productividad de los vendedores
Al implementar herramientas digitales gran parte de las tareas manuales de los vendedores se automatizan, por tanto, el equipo puede ofrecer resultados de forma más rápida.
Lo que tiene relación con el mejoramiento de los procesos. Existen herramientas que procesan grandes cantidades de información en muy poco tiempo, por lo que incluso los procesos más largos pueden hacerse en periodos de tiempo muy cortos.
Estandarizar procesos
Otra de las grandes ventajas de la automatización de ventas y los sistemas tecnológicos o computacionales es que siguen instrucciones precisas. De este modo, dentro del proceso de ventas automatizado sólo habrá resultados consistentes y pertinentes.
Disminuir la pérdida de clientes potenciales
Los sistemas de automatización son capaces de optimizar aquellos procesos que presentan limitaciones cuando son ejecutados por el recurso humano. Por ejemplo, estos son capaces de proporcionar una atención al cliente óptima y en cualquier momento del día, gestionar compras e incluso llevar a cabo todo el proceso del envío de la mercancía. Lo que hace que los clientes potenciales y los clientes ya consolidados obtengan respuestas rápidas y que todo el proceso de compra sea eficiente.
Mejorar la satisfacción de los clientes
Muy relacionado con lo anterior, las herramientas de automatización de ventas ofrecen un servicio más eficiente, seguro y preciso, lo que hace que el cliente consiga lo que busca sin tanto esfuerzo y quede encantado con lo que ofrece la marca. Su satisfacción se eleva y su permanencia se asegura.
Permitir el acceso a datos
Otra gran ventaja de estos sistemas es que ofrecen información veraz de forma automática y en tiempo real. Por tanto, los representantes de ventas pueden acceder a la información de cada cliente sin importar donde se encuentren.
Reducir los costos
La automatización de ventas sirve para ahorrar todo tipo de recurso, no solo el tiempo. Por ejemplo, con la implementación de nuevos sistemas no será necesario contratar personal para llevar a cabo ciertas tareas. Además, otros tipos de inversiones como espacios físicos tampoco serán necesarios.
¿Cómo automatizar los procesos de ventas?
La automatización del proceso de ventas se realiza a partir de la optimización y sistematización de las tareas que forman parte de este proceso:
Automatización en la detección de clientes potenciales
Para nadie es un secreto que la etapa en la que el cliente potencial se encuentra en el embudo de ventas es fundamental, ya que es en ese momento cuando se decide cuanto tiempo se le va a proporcionar a ese prospecto.
Por tanto, para automatizar esta tarea lo más idóneo es contar con la calificación de prospectos. En este caso, es necesario que los clientes potenciales se vacíen en un CRM. De este modo, cuando vayan realizando diversas acciones, como por ejemplo, entrar a la página web de la empresa, abrir un correo electrónico, se le asignará un puntaje para determinar la “calidad” de este prospecto.
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Automatización en el envío de correos electrónicos
Los correos electrónicos de ventas redactados por el humano pueden ser un auténtico desafío, ya que errores como el asunto, el destinatario o el mensaje en sí mismo puede hacer que el mensaje se pierda.
Por lo que, una forma de mejorar esta tarea es automatizar todo este proceso con ayuda del uso de plantillas o mensajes ya redactados que pueden ser reutilizados luego de darle el toque de personalización.
Automatización de la atención al cliente
Como parte de una buena automatización siempre es recomendable generar campañas y desarrollar una estrategia digital que permita atraer y mantener al público objetivo, pero además es importantísimo trabajar en la canalización del tráfico atraído a través de diversas herramientas.
Por ejemplo, se pueden habilitar formularios de contacto en la página web de la empresa y activar diversos tipos de chat (chatbots o live chats), con la finalidad de simplificar la forma en la que los clientes y demás usuarios pueden contactarse con la empresa.
Cuando se automatiza la atención al cliente, las tasas de conversión son mayores en comparación a los llamados que se hacen vía telefónica o con el envío de correos electrónicos.
Automatización de la programación de reuniones
Las reuniones con los clientes son una de las mejores oportunidades para lograr que el mismo se conecte con la marca y que las probabilidades de vender también aumenten.
No obstante, dichas reuniones no siempre deben ser presenciales, por lo que también se puede automatizar esta tarea. En la actualidad podemos encontrar herramientas con las que se puede conectar con los clientes, por ejemplo, Facetime, Skype, Google Meets, entre otras. También existen herramientas que permiten sincronizar las reuniones con el calendario, enviar invitaciones y recordatorios.
Automatización de los reportes
Los reportes también son una parte importante dentro del proceso de ventas, pues reflejan datos del rendimiento de las técnicas de ventas implementadas. Por suerte, ya existen algunos tipos de CRM que permiten automatizar este proceso, en el cual se suele llevar bastante tiempo si se hace de forma manual.
Herramientas de automatización de ventas
A continuación dejamos algunos ejemplos de herramientas o sistemas de automatización:
El software CRM
Este sistema permite gestionar al público objetivo en un lugar centralizado, lo que ayuda a realizar un mejor seguimiento de las interacciones con los clientes y organizar toda la información relacionada con estos.
Por ejemplo, con el CRM de MailChimp se puede automatizar los correos electrónicos por goteo con el fin de aumentar las conversiones. Es muy buena idea enviar correos de bienvenida, con recomendaciones de los productos o con un mensaje de carrito abandonado para continuar con el proceso de compra.
Sales Hub
Forma parte de la plataforma de HubSpot y se puede integrar con muchas otras herramientas y API. Esta herramienta proporciona la información de forma precisa y fácil para que pueda ser consultada desde cualquier sitio.
Resulta ideal para la automatización de campañas de correos electrónicos, aunque también se pueden automatizar actividades como la lista de contacto, la programación de reuniones, la nutrición de leads, entre otras.
Sugar Sell
Es una herramienta impulsada por un motor de IA que aprende el manejo adecuado de los clientes. Tiene una gran capacidad de predicción que permite calificar y filtrar los potenciales clientes. Está diseñada para actualizar los datos de contacto y para muchas otras tareas que le permite al equipo de ventas ahorrar mucho tiempo. Está orientada para empresas cuya operación no es compleja.
Como hemos podido ver, la automatización de ventas es una de las mejores decisiones que un negocio o empresa puede llevar a cabo. Su gran beneficio es que permite optimizar todas las tareas dentro del proceso de ventas que son llevadas de forma manual, lo que a su vez genera un uso del tiempo de forma más eficiente.
