Posterior a la conclusión exitosa de un ciclo de ventas, podría parecer que todo el esfuerzo arduo ha sido superado. No obstante, una de las etapas más críticas que se deben llevar a cabo es la elaboración de un resumen de acuerdos detallado.
Si bien es posible que algunos vendedores se sientan tentados a obviar esta etapa y pasar directamente a la entrega del producto o servicio, el resumen de acuerdos es fundamental para garantizar la claridad, prevenir malentendidos y establecer una relación comercial sólida y duradera.
Un cierre no queda bien hecho sin un buen resumen de acuerdos
Una vez que se ha llegado a un acuerdo, un vendedor competente no debe limitarse únicamente a celebrar su éxito; su siguiente acción debería ser confirmar y clarificar los términos convenidos.
El presente resumen de acuerdos constituye un paso conciso, pero de gran trascendencia, que contribuye a reforzar las expectativas, especificar las acciones futuras y disipar cualquier incertidumbre que haya surgido a lo largo del proceso de negociación. Este compendio es de vital importancia, incluso cuando la situación parece evidente.
Cómo hacer un resumen ejecutivo de acuerdo eficaz
Reitere los puntos fundamentales del acuerdo: asegúrese de revisar cuidadosamente los detalles como los precios, las fechas de entrega, los términos de pago y cualquier otro aspecto acordado durante la negociación.
Confirmación de las próximas etapas: establezca expectativas claras sobre lo que ocurrirá después, ya sea la entrega del producto, la implementación del servicio o el seguimiento posterior a la venta.
Resolución de dudas finales: pregunte al cliente si hay algún aspecto que no haya quedado suficientemente claro o si tiene alguna inquietud adicional. Aproveche esta oportunidad para resolver cualquier duda que pudiera existir.
Documentar todas las conversaciones por escrito: después de una reunión o conversación, enviar un correo electrónico de seguimiento que resuma los puntos acordados. Esto crea un registro escrito de la discusión y garantiza que ambas partes tienen una comprensión clara de los resultados.
Riesgos de no hacer un resumen de acuerdos
En la ausencia de un resumen de acuerdos documentado por parte de un vendedor, surgen diversos riesgos potenciales:
Confusión en los términos del acuerdo
No obstante, la aparente seguridad del cliente, pueden surgir malentendidos sobre aspectos significativos del acuerdo, tales como precios, plazos de entrega, características del producto o servicio y garantías. La falta de claridad puede resultar en inconformidades posteriores.
Incumplimiento de expectativas
La ausencia de un resumen de acuerdos puede generar expectativas poco realistas por parte del cliente. Si el resultado final no coincide con lo que se esperaba, esto puede afectar negativamente la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
Riesgo de inconvenientes en la posventa:
Un cliente que no ha comprendido en su totalidad los términos y condiciones puede optar por rescindir o solicitar modificaciones en el contrato tras su cierre. Estas controversias pueden deteriorar la relación comercial y suponer una pérdida de tiempo y recursos para ambas partes.
Oportunidad perdida para consolidar la relación comercial
La formalización de acuerdos posteriores a una venta representa una oportunidad valiosa para exhibir profesionalismo y consolidar la confianza del cliente. Este paso evidencia el aprecio por la claridad y refleja el compromiso con un proceso transparente.
El resumen de acuerdos posterior al cierre de la venta no es un mero formalismo, sino una herramienta eficaz para garantizar la claridad de los acuerdos y fomentar relaciones duraderas en el ámbito empresarial.
En el proceso de comunicación con el cliente, es prudente revisar y corroborar cada detalle, independientemente de su presunta familiaridad con el asunto. Esta precaución ayuda a prevenir malentendidos y fomenta una comunicación clara y transparente.
Tenga en cuenta que una transacción comercial fructífera no se limita únicamente a la culminación del acuerdo, sino que también abarca el fomento de una asociación duradera y próspera entre las partes involucradas.
