La mayoría de los vendedores prepara de forma intuitiva sus visitas de ventas, confía en su memoria o en su experiencia. Si al día siguiente tiene una cita, planea lo que le propondrá al cliente y qué va a negociar con él (revisión de planes).
Sin embargo, la preparación de la visita abarca muchos más aspectos y requiere del diseño de herramientas que aseguren una planeación cuidadosa, técnica y sistemática, pues la preparación puede representar la oportunidad para mejorar eficientemente las visitas de ventas y puede hacer la diferencia entre una reunión exitosa y un fracaso.
Muchas veces no hay una segunda oportunidad y, por un pequeño detalle que no se planeó y previó, se puede perder el cliente o se puede entorpecer el trabajo de meses de acercamientos y contactos.
En muchas ocasiones sucede que, por ejemplo, el vendedor no lleva el material completo para la presentación, o le falta un informe, o el cliente le pregunta por el estado de sus ventas y en el momento no tiene la información a la mano.
Son innumerables las ocasiones en que el vendedor se da cuenta, en presencia del cliente, de que algo faltó para la visita, de que no llevó algo, de que algo se le olvidó. Por esta razón es necesaria la preparación o revisión de planes.
Preparación o revisión de planes
Podemos decir que la visita de ventas comienza antes del saludo al cliente. Por lo general, con anterioridad a la reunión con el comprador se han realizado contactos y aproximaciones en los que el vendedor debe haber procurado construir y proyectar una buena imagen de sí mismo y de la compañía para la cual trabaja. Esta primera impresión depende de él y no del comprador. En unos pocos segundos el vendedor, con una adecuada presentación personal, dinamismo en el saludo, energía, entusiasmo y respeto, transmite quién es y genera en el comprador una “buena impresión”.
También sucede con frecuencia que el comprador, antes de la visita presencial, investigue al vendedor a través de las redes sociales y en la página web de la compañía o tenga contacto con él por correo electrónico, Whatsapp o alguna otra aplicación de mensajería instantánea, y con ello se forme una imagen sobre su estilo de vida, trayectoria, carrera profesional, formación y cultura. Por eso es importante que el vendedor utilice estos medios con educación y cuide su forma de expresarse por escrito y, además, sea consciente de la trascendencia de lo que publica sobre sí mismo en las distintas plataformas digitales.
En estos contactos iniciales, el vendedor ha debido obtener la mayor información posible del cliente prospectivo y aproximarse al conocimiento de sus necesidades. El cliente prospectivo es una persona o empresa con capacidad y autorización para efectuar una compra y con la necesidad del producto o servicio que el vendedor ofrece. Es importante tener un registro de clientes prospectivos en una base de datos organizada, un Customer Relationship Mangement (CMR), donde estos estén clasificados por categorías, edades, ingresos, gustos o aficiones, ocupación, estado civil, etc. Es decir, por el mercado objetivo que busca la compañía.
La visita de ventas comienza desde estos primeros contactos y la información que se obtenga en ellos hace parte de la etapa de preparación o revisión de planes.
Con anticipación, el vendedor deberá acopiar información sobre el cliente: qué necesidades tiene, cuál es su historial, su cartera, sus gustos y aficiones, cuál es el tamaño de la compañía, a quién le está comprando y qué diferencias se le podrán ofrecer. Igualmente, deberá preparar el material publicitario y los artículos personales que necesita para la visita, y revisar los asuntos que quedaron pendientes en reuniones anteriores con el comprador.
De la misma manera que un piloto realiza una revisión minuciosa de sus instrumentos minutos antes de cada vuelo porque sabe que está de por medio su vida y la de los pasajeros (no nos imaginamos un piloto en medio de un vuelo preguntándole a su copiloto si cuenta con la gasolina suficiente para el trayecto), igual que un cirujano inmediatamente antes de una intervención quirúrgica revisa todo su equipo pues de ello dependen la salud y la vida de su paciente (no nos imaginamos a un cirujano preguntando en medio de una intervención si hay oxígeno), el vendedor profesional debe verificar técnicamente que todos los elementos, material e información necesarios para el buen desarrollo de su visita estén en su maletín antes de abordar al cliente. Están en juego la vida del comprador como cliente de la compañía, su permanencia y la estabilidad de las relaciones comerciales que el vendedor ha establecido con él.
En algunos casos, los elementos que deben tenerse en cuenta son muchos y la información de diversos tipos; por lo tanto, no es posible confiar en la memoria simplemente: el equipo de ventas de cada compañía —de acuerdo con las características y especificaciones de esta —debe diseñar un lista de verificación de las actividades, información, materiales y elementos necesarios para realizar una visita de ventas.
Esta lista debe ser revisada por los vendedores cada vez que estén preparando una visita al cliente. Revisar la lista de verificación debe convertirse en un hábito para el vendedor. Desarrollar el hábito es la parte más importante. Es la más sencilla y, a la vez, la más difícil. En el proceso de habituarse, el vendedor puede recurrir a ayudas como programar una alarma en el teléfono móvil que le recuerde revisar la lista de verificación el día antes de la cita. Este chequeo debe hacerlo con el tiempo suficiente para reaccionar en el caso de que algo que se le haya olvidado, no se consiga fácilmente. Revisar la lista de verificación es una actividad que no toma más de tres minutos y si requiere más tiempo es porque algo faltaba y había que ir a buscarlo. En tal caso valió la pena hacer la verificación.
Cada compañía, de acuerdo con su actividad económica y características, diseñará su propia lista de verificación que se acomode a sus necesidades. La lista se puede tener en diferentes formas: estar impresa, ser un archivo del computador o tableta, o estar en el teléfono celular en diferentes apps denominadas checklist.
Beneficios de la revisión de planes o preparación de la visita de ventas
Elaborar la lista de verificación es una tarea fácil y se puede realizar en equipo, lo importante es que cada vendedor convierta en un buen hábito de trabajo la revisión de planes antes de cada visita al cliente y considere esta costumbre como parte fundamental de la preparación de sus reuniones con los compradores.
¡Lo invitamos a comenzar siempre sus visitas al cliente dedicando unos minutos a revisar su lista de verificación y a hacer de ello un hábito que le dé profesionalismo en su actividad de ventas!
