• Estrategia en Ventas

Registros y reportes - el nuevo talento


Después de tres meses de un proceso de selección minucioso, Martín recibió una llamada de la compañía “cazatalentos”. Había sido seleccionado como ejecutivo de ventas de una empresa en la que siempre quiso trabajar y debía reunirse, inmediatamente, con quien sería su jefe. La encargada del proceso de selección le explicó que, aunque eso no era lo que siempre se hacía, en este caso había sido necesario acelerar la contratación y saltarse los últimos pasos del protocolo y que, en ese mismo momento, lo estaba esperando Carlos, su nuevo jefe, en la sede de la compañía contratante, una empresa del complejo mundo de las inversiones, donde se deben conocer claramente el historial de cada cliente, sus preferencias y las negociaciones que se han hecho con él. Martín llegó en media hora y se presentó ante el gerente de ventas, a quien ya conocía desde las entrevistas de selección: —Buenos días, Carlos. Estoy muy agradecido por haber sido seleccionado para el cargo. Como les conté, he soñado durante mucho tiempo con trabajar para esta empresa. —Martín, nosotros también estamos seguros de que hicimos la mejor elección. Te cuento que hemos tenido que acelerar el proceso y te preguntarás por qué te hemos citado a esta reunión de una forma tan repentina. Resulta que no contábamos con que la selección del nuevo vendedor se demoraría tanto tiempo...y necesitamos, con urgencia, que alguien le reciba el cargo a nuestra vendedora más antigua —y con un enojo que era evidente, añadió: —Ella anunció hace poco que se retiraba de la compañía, porque consiguió la residencia en Canadá para irse a vivir allá con su esposo y sus hijos. Me dijo que solo estaría seis meses más trabajando con nosotros, pero ayer me avisó que tuvo que adelantar su viaje y que esta misma semana tiene que trasladarse para Toronto. Entonces, necesito que le recibas el cargo, los clientes, sus negocios...en fin, todo. —Perfecto. Estoy disponible para comenzar inmediatamente. Esa tarde, Martín conoció a Laura. Hicieron un cronograma para, en los siguientes tres días, visitar a los clientes que ella consideraba más importantes, porque no alcanzaban a reunirse con todos. Previendo las dificultades del empalme, Martín le preguntó a Laura por los registros y reportes de las visitas de ventas, para estudiarlos y enterarse de lo que había sido la relación con los clientes que comenzaría a atender, y ella le dijo, bajando la voz: —¿Te digo la verdad, Martín? Tengo algunos informes... pero no de todas las visitas, ni tampoco de todos los clientes. Carlos me dijo que los revisara y actualizara antes de irme, pero en estos tres meses he estado vendiendo la finca, el carro, la casa, todos los enseres, retirando a los niños del colegio...en fin, haciendo las gestiones del traslado y no he tenido tiempo para nada. Como le dije a Carlos, porque lo noté disgustado con todo esto, él sabía que yo estaba pidiendo la residencia y que tarde o temprano me iba a ir...además, le avi- sé con mucho tiempo y apenas ahora consigue a alguien para que me reemplace... Pero bueno, visitemos a los clientes que podamos y, si tienes alguna duda, le preguntas a Carlos o me contactas... Cumplieron a medias el cronograma de visitas porque muchos clientes no pudieron recibirlos y, con los que se reunieron, apenas alcanzaron a presentarse porque la agenda que tenían estaba muy apretada. Martín pasó varios meses como ejecutivo de ventas conociendo a los clientes del portafolio de Laura, tratando de entender en qué estaban los negocios con cada uno, qué condiciones habían pactado, a qué acuerdos habían llegado, etc. Y Carlos, el jefe, tuvo que destinar parte de su tiempo a ayudarle a Martín a solucionar discrepancias y molestos malentendidos que se fueron presentando en las relaciones con los clientes, porque a pesar de que Laura se puso a la orden para que la contactaran en caso de alguna duda o información que necesitaran, no respondía a tiempo los mensajes. Y, como la comunicación no era fluida, nunca más le volvieron a preguntar algo. Si ella hubiera tenido registros de todas sus visitas, muchos de estos problemas no hubieran existido. Carlos no se habría molestado con ella y el empalme con Martín habría sido muy fácil. En vista de estos inconvenientes, Martín le contó a Carlos que en la empresa donde había trabajado antes usaban un CRM que facilitaba el registro de la información de los compradores y de las visitas de ventas y que permitía una mejor atención y seguimiento a los clientes. Le dijo cómo para los vendedores era un hábito llevar todos los registros de las visitas y cómo esto les había ayudado a tener un reporte constante de la información de ventas; un reporte que está al alcance de todo el grupo de vendedores de la compañía y que es la memoria de la organización, de tal manera que al faltar un vendedor, por cualquier razón, la relación con los clientes no sufre las consecuencias.



Tomado del Libro Entrenamiento para Vendedores, Gabriel Jaime Soto

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